Để đánh giá hiệu suất công việc trong các doanh nghiệp hiện nay, người ta thường sử dụng chỉ số KPI. Vậy KPI là gì? KPI viết tắt của từ gì? Vai trò của KPI như thế nào? Hãy cùng Thoiviet tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây nhé!
Mục Lục Bài Viết
KPI viết tắt của từ gì?
KPi là tên viết tắt của Key Performance Indicators – chỉ số đánh giá thực hiện công việc.
Đây được coi là chỉ số đánh giá đo lường chất lượng, hiệu suất công việc của mỗi cá nhân hoặc một tập thể, doanh nghiệp.
Nó được coi là công cụ đo lường thể hiện qua số liệu, tỷ lệ, chỉ tiêu định lượng nhằm phản ánh hiệu quả các hoạt động của cá nhân, của bộ máy hay toàn thể doanh nghiệp.
Mỗi một bộ phận trong công ty sẽ có chỉ số KPI ở nhiều mức độ khác nhau nhằm đánh giá hiệu quả công việc mục tiêu.
Cụ thể KPI có level cao sẽ tập trung vào chỉ số tổng quát của toàn doanh nghiệp. Ngược lại KPI có level thấp sẽ sử dụng trong các hệ thống quy trình, đánh giá nhân viên, phòng ban kinh doanh, chăm sóc khách hàng, marketing…
Vai trò của KPI
Tầm quan trọng của KPI đối với cá nhân và doanh nghiệp được thể hiện khác biệt nhưng đều có chung mục đích là đo lường chính xác hiệu quả công việc.
Thông qua KPI công việc sẽ được tối ưu sao cho mục tiêu ban đầu của đơn vị kinh doanh có thể đạt hiệu quả cao nhất.
Đối với doanh nghiệp
KPI giúp các doanh nghiệp có thể theo dõi hiệu suất làm việc của nhân viên một cách trực tiếp và rõ ràng nhất. Đồng thời KPI còn là cơ sở để đưa ra chế độ lương thưởng, kỷ luật một cách phù hợp nhất.
KPi giúp các doanh nghiệp nâng cao hiệu quả, có một quy trình đánh giá tiến độ và chất lượng sản phẩm phù hợp.
Đưa ra các chỉ tiêu KPI để đo lường, đánh giá quá trình hoàn thành công việc, tránh gây bất đồng và kiến nghị.
KPI giúp đảm bảo các mục tiêu, tầm nhìn và chiến lược đề ra trong tương lai để hoàn thành đúng với kỳ vọng ban đầu.
Đối với cá nhân
Nhân viên sẽ nắm bắt được các đầu mục công việc cũng như tiến độ hoàn thành công việc trong thời gian đề ra.
Giúp nhân viên có thêm động lực để làm việc và cùng hướng đến các mục tiêu chung của doanh nghiệp
Nắm rõ được các điểm còn hạn chế, những điểm chưa làm được trong quá trình làm việc để có thể tối ưu hiệu quả công việc.
Phân loại KPI
Nhìn tổng thể, KPI được chia làm 2 loại:
KPI gắn với mục tiêu mang tính chiến lược
Với các mục tiêu mang tính chiến lược thường là tiền, market share, profit… Loại KPI này rất quan trọng đối với sự phát triển của doanh nghiệp, nếu không đạt được chỉ số KPI này thì doanh nghiệp sẽ bị ảnh hưởng nặng nề.
KPI gắn với mục tiêu mang tính chiến thuật
Nếu chiến lược thể hiện sự tổng thể trong mục tiêu chung của các doanh nghiệp thì chiến thuật là các mục tiêu nhỏ góp phần hình thành nên mục tiêu tổng thể. Đây là các KPI ngắn hạn, rõ ràng, có công việc, có chỉ số cụ thể.
Ưu nhược điểm khi sử dụng KPI để đánh giá tiến trình công việc
Ưu điểm
Có thể đây là cách nhanh nhất cho thấy thành quả hiện thời của 1 mục tiêu chiến lược
Những đo lường, nhận xét nhanh và chính xác có thể giúp các quyết định được đưa ra nhanh hơn
Giúp khâu quản lý dễ dàng đánh giá thành quả của tổ chức, phòng ban hoặc một nhân viên
Nhược điểm
Nếu các chỉ số KPI được xây dựng không sát với các tiêu chí SMART thì sẽ gây ảnh hưởng xấu đến hiệu quả công việc.
Nếu các mục tiêu không đạt tiêu chí cụ thể Specific thì người lao động sẽ không biết mình sẽ cần phải làm gì và làm như thế nào để đạt hiệu quả mong muốn.
Nếu các chỉ số không đạt tiêu chí đo lường được Measurable thì không thể đo lường hiệu quả công việc được.
Nếu các chỉ số có thể đạt được Achievable và thực tế Realistic không đạt thì mục tiêu sẽ quá xa vời với thực tế và nhân viên không thể đạt được mục tiêu, dễ dẫn đến tâm lý chán nản và thất vọng.
Nếu không được điều chỉnh phù hợp theo kế hoạch của từng giai đoạn thì sẽ không hiệu quả.
Quy trình xây dựng KPI hiệu quả
Bước 1: Xác định bộ phận/người xây dựng KPI
Người xây dựng KPI thường là Trưởng bộ phận bởi họ là người hiểu rõ và tổng quan nhất về công việc, yêu cầu của các vị trí cũng như nhiệm vụ của từng nhân viên.
Ưu điểm của phương pháp này là các chỉ số KPI do các bộ phận, phòng ban xây dựng sẽ có tính khả thi cao hơn, nó thể hiện được rõ nét các chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận.
Tuy nhiên phương pháp này cũng có thể dẫn đến việc thiếu khách quan như đặt mục tiêu quá thấp. Vì vậy để xây dựng hệ thống KPI thích hợp cần có sự góp ý, thẩm định và đánh giá của nhiều bộ phận liên quan.
Bước 2: Xác định các vùng kết quả chủ yếu
Mỗi một bộ phận có sẽ những nhiệm vụ, chức năng cụ thể đặc trưng cho từng phòng ban và KPI được xây dựng phải gắn liền với các đặc trưng, chức năng của từng bộ phận.
Bước 3: Xác định chức danh và các công việc chính
Mỗi vị trí chức danh trong một bộ phận đều có những phần công việc riêng phải đảm nhận. Các trách nhiệm chính và mô tả công việc này là cơ sở để xây dựng hệ thống chỉ số KPI, vì vậy cần phải nêu ra rõ ràng và cụ thể, có thể thực hiện được.
Bước 4: Xác định chỉ số đo lường hiệu suất
Các chỉ số KPI phải đảm bảo tiêu chí SMART và phải gắn với những mục tiêu, kế hoạch trong tương lai của doanh nghiệp. Những kỳ đánh giá thường được áp dụng là tháng, quý hoặc năm và phụ thuộc vào chỉ số KPI của từng người.
Bước 5: Xác định thang điểm đánh giá kết quả
Thang điểm thông thường sẽ được chia từ 2 – 5 tương ứng với mức độ hoàn thành công việc. Càng nhiều mức độ điểm số thì đánh giá sẽ càng khách quan.
Tuy nhiên nếu các chỉ số bị chia quá nhỏ thì việc xác định tổng điểm cuối cùng sẽ rất khó khăn.
Bước 6: Xác định mức lương và thưởng tương ứng
Tùy thuộc vào khung điểm số cụ thể mà người đánh giá sẽ xác định mối liên hệ giữa kết quả đánh giá, kết quả làm việc và mức đãi ngộ cụ thể.
Tùy vào từng bộ phận, chức danh, lĩnh vực hoạt động mà chỉ số KPI sẽ được xây dựng linh hoạt, phù hợp. Mức lương thưởng cũng cần có sự kết hợp của quản lý nhân sự và quản lý bộ phận để có mức lương thương phù hợp nhất.
Câu hỏi liên quan
Có phải KPI chỉ áp dụng trong Sales?
KPi được áp dụng phổ biến nhất trong Sale nhằm thúc đẩy doanh thu bán hàng của các nhân viên. Tuy nhiên, chỉ số này cũng được áp dụng gần như đối với tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp bao gồm marketing, nhân sự…
Tạo sao áp dụng KPI tại Việt Nam lại kém hiệu quả hơn so với các quốc gia khác?
Lý do áp dụng KPI tại Việt Nam không hiệu quả:
Nhận thức chưa chuẩn xác: Nhiều người chỉ coi nó như 1 chỉ số đo lường hiệu suất mà quên rằng đây còn là một công cụ chiến lược mang tính hệ thống. Vì vậy việc áp dụng và triển khai KPI chưa khoa học dẫn đến thất bại trong việc áp dụng nó.
Coi KPi như một hệ thống để giám sát bản thân: Người lao động họ vẫn hiểu lầm và coi KPI như 1 hệ thống giám sát bản thân thay vì coi nó là một công cụ giúp bản thân theo dõi hiệu suất công việc của mình để có những cải tiến tốt hơn trong công việc.
Xem thêm:
- KOL là viết tắt của từ gì? 8 cách để trở thành KOL chuyên nghiệp
- CPU viết tắt của từ gì? Cấu tạo của CPU?
- ETA là viết tắt của từ gì? Cách phân biệt ETA và ETD trong vận tải
- HR là viết tắt của từ gì? 6 vị trí công việc cực hot trong ngành HR
Trên đây là những kiến thức bản về KPI mà Thoiviet muốn giới thiệu đến bạn nhằm giúp bạn trả lời những thắc mắc như KPI viết tắt của từ gì, cũng như vai trò của KPI đối với doanh nghiệp, cá nhân… Hy vọng bài viết trên sẽ có ích với bạn nhé!
